Formulir Kertas atau Bentuk Digital: Mana yang Lebih Baik untuk Konstruksi?

Pengawas konstruksi berada di bawah tekanan luar biasa di tempat kerja. Manajemen dan klien berusaha keras untuk memenuhi tenggat waktu. Karyawan membutuhkan bimbingan, pengingat untuk menggunakan peralatan keselamatan mereka, dan pelatihan. Tapi itu belum semuanya. Anda mungkin juga perlu membantu dari waktu ke waktu ketika seseorang menelepon karena sakit.

Dengan semua tekanan harian ini, sangat mudah untuk berbohong dengan hanya bekerja lebih banyak jam setiap hari untuk menyelesaikan semua yang ada di daftar Anda.

Itu bukan satu-satunya cara untuk berhasil dalam konstruksi. Untuk maju tanpa membuat diri Anda lelah, Anda perlu memikirkan tentang sistem. Itu termasuk mencari cara untuk mendapatkan produktivitas dan kualitas tanpa memeriksa sendiri setiap paku dan dinding. Jika Anda menggunakan formulir dengan cara yang benar, beban kerja pengawasan konstruksi Anda akan menjadi lebih ringan, dan Anda akan mencapai lebih banyak tenggat waktu.

Formulir Kertas atau Bentuk Digital: Mana yang Lebih Baik untuk Konstruksi?

Mengapa Bentuk Penting dalam Konstruksi

Anda mungkin tidak bangun dari tempat tidur pagi ini memikirkan cara untuk menyempurnakan formulir Anda, tetapi pikirkan tentang berapa banyak formulir yang telah Anda isi di tempat kerja selama setahun terakhir. Bergantung pada ukuran perusahaan Anda, jumlahnya bisa mencapai ribuan.

Bagaimana Formulir Membantu Efisiensi Konstruksi

Formulir yang Anda gunakan untuk menjalankan bisnis konstruksi sangat penting untuk menjaga kelancaran proyek. Anda memiliki formulir untuk mencatat dan melaporkan inspeksi keselamatan. Ada formulir untuk mengumpulkan data tentang kinerja subkontraktor. Anda bahkan dapat menggunakan formulir untuk mengumpulkan data tentang kinerja staf.

Dengan menggunakan formulir dan bukan catatan yang tersebar, manajemen memiliki database yang terorganisir untuk referensi dalam pengambilan keputusan.

Apa yang terjadi jika formulir tidak teratur, tidak lengkap, atau penuh kesalahan? Ini seperti mengendarai truk semen dengan mata tertutup. Anda tidak memiliki informasi yang akurat untuk membuat keputusan. Itu berarti lebih banyak pengerjaan ulang, lebih banyak keluhan dari klien, dan kemungkinan cedera di tempat yang lebih tinggi. Sekarang, apa pilihan Anda untuk mengawasi lebih baik dengan formulir?

Bentuk Kertas Tradisional: Pro dan Kontra untuk Konstruksi

Formulir kertas adalah cara tradisional untuk mengumpulkan informasi dalam industri konstruksi. Anda masuk ke kantor, mengambil beberapa salinan formulir standar Anda, dan pergi ke lokasi konstruksi.

Formulir kertas memang memiliki beberapa keunggulan. Pertama, mereka sudah tidak asing lagi. Anda dapat menulis dengan cepat dan menambahkan catatan di margin. Tidak seperti elektronik, Anda tidak perlu khawatir formulir kertas kehilangan daya.

Namun, jika Anda melihat lebih dekat, ada kerugian signifikan pada formulir kertas bagi pengawas konstruksi. Pikirkan kembali situs pekerjaan terakhir yang Anda kunjungi. Apakah ada lumpur? Apakah ada kotoran? Konstruksi adalah bisnis yang berantakan! Itu berarti Anda cenderung mengotori formulir, yang membuatnya sulit dibaca (atau Anda harus membuang waktu menulis ulang formulir yang tercoreng saat kembali ke kantor). Selain itu, tidak ada cara mudah untuk melampirkan informasi tambahan ke formulir kertas, seperti foto.

Apa yang terjadi jika kantor pusat menerima formulir kertas dari pengawas konstruksi? Perhatian pertama adalah memastikan selembar kertas tiba di kantor tepat waktu dan dalam kondisi yang dapat dibaca. Itu tantangan berat jika Anda bekerja jauh dari kantor pusat.

Masalah kedua adalah bahwa beberapa asisten administrasi yang buruk mungkin harus mengetik ulang semua yang ada di formulir ke komputer. Ini bukanlah cara yang sangat produktif untuk menjalankan organisasi.

Manfaat Penghematan Waktu Bentuk Digital dalam Konstruksi

Misalkan perusahaan konstruksi Anda mulai menggunakan formulir digital alih-alih formulir kertas.

Manfaat bentuk digital sangat besar. Menggunakan formulir digital membuat pekerjaan harian Anda sebagai pengawas konstruksi lebih mudah untuk dikelola. Alih-alih berjuang untuk mendeskripsikan masalah di tempat kerja, Anda dapat memasukkan beberapa detail pada formulir digital dan menyertakan beberapa gambar.

Setelah Anda mengirim formulir ke kantor pusat, mereka akan dapat meninjau formulir tersebut dengan cepat dan mengambil keputusan. Itu berarti Anda bisa mendapatkan lembur, materi baru, dan perubahan lain yang disetujui lebih cepat.

Akhirnya, Anda tidak perlu lagi khawatir informasi hilang karena noda, atau harus menyerahkan formulir kertas di penghujung hari.

Tahukah kamu?

Menurut perusahaan konsultan McKinsey, konstruksi adalah salah satu industri yang paling tidak digitalnya. Jika Anda beralih ke digitalisasi formulir, Anda akan segera menjadi pemimpin industri.

Membuat Pilihan Cerdas untuk Alur Kerja Konstruksi Anda

Dalam hal administrasi, Anda memiliki dua pilihan formulir. Anda dapat memilih untuk tetap berada di masa lalu dengan formulir kertas dan semua penundaan dan pengerjaan ulang yang mereka bawa. Atau, Anda dapat melanjutkan dengan formulir digital. Pilih solusi yang tepat untuk perusahaan konstruksi Anda yang akan memudahkan perpindahan ke perangkat seluler dan meningkatkan produktivitas di kantor pusat dan di lapangan.