Cara Sederhana untuk Meningkatkan Manajemen Vendor Konstruksi

Mengelola vendor adalah bagian penting dari operasi perusahaan konstruksi. Tapi apa yang terjadi jika seseorang menjatuhkan bola? Jika vendor terlambat mengirimkan batu bata, beton, atau pasokan listrik, apa yang terjadi dengan produktivitas dan jadwal proyek Anda? Proyek ini mungkin menghadapi penundaan atau terhenti sama sekali. Saat mengelola berbagai vendor yang berbeda, penting untuk mengumpulkan data yang benar untuk memahami apakah semuanya berjalan sebagaimana mestinya atau jika Anda perlu mencari penggantinya.

Jangan biarkan proyek terhenti karena Anda menggunakan vendor yang salah. Coba tips berikut untuk mengelola vendor Anda secara proaktif.

Cara Sederhana untuk Meningkatkan Manajemen Vendor Konstruksi

1. Proses Orientasi Vendor Baru

Ketika vendor baru mulai bekerja dengan perusahaan konstruksi Anda, bagaimana mereka mempelajari ekspektasi Anda? Jika Anda menjawab "melalui coba-coba," pikirkan lagi. Ada cara yang lebih baik untuk memandu vendor baru Anda.

Gunakan proses orientasi yang mencakup penyediaan informasi berikut:

• Kontak: Sebaiknya identifikasi kontak bisnis utama Anda dan kontak alternatif jika orang utama sedang berlibur.
• Akses Sistem: Jika Anda meminta vendor untuk menggunakan platform manajemen proyek Anda, kumpulkan informasi yang diperlukan di sini untuk menyiapkannya di platform Anda.
• Laporan Vendor: Jika kontrak Anda mengharuskan vendor untuk mengirimkan laporan, jelaskan bagaimana vendor akan mengirimkannya.
• Komunikasi: Berikan gambaran umum tentang proses komunikasi yang Anda pilih untuk vendor (mis., Panggilan status mingguan dan poin lainnya)
• Akses Keamanan: Minta vendor untuk memberikan daftar individu yang akan membutuhkan akses ke lokasi konstruksi Anda sehingga Anda dapat mengatur akses untuk mereka.

2. Gunakan Kartu Skor Vendor untuk Mengevaluasi Kinerja

Dengan hubungan vendor jangka panjang, meluangkan waktu untuk mengukur kinerja vendor secara berkala adalah hal yang masuk akal. Ini adalah proses untuk mengidentifikasi masalah lebih awal dan memastikan Anda secara konsisten mengelola semua vendor Anda.

Kumpulkan informasi berikut tentang vendor penting Anda setiap tiga bulan menggunakan kartu skor:

• Layanan Pelanggan: Minta staf Anda untuk menilai vendor terkait kinerja layanan pelanggan. Selain memberi peringkat, kumpulkan juga komentar dan contoh.
• Operasi: Evaluasi vendor Anda berdasarkan kinerja operasional mereka, seperti ketepatan waktu, kualitas bahan dan mengikuti persyaratan spesifik Anda.
• Keselamatan: Jika vendor gagal mengikuti persyaratan keselamatan Anda, termasuk melengkapi laporan keselamatan apa pun, semua orang berada dalam bahaya. Pastikan Anda mengevaluasi kinerja vendor pada keselamatan untuk menghindari kecelakaan atau tragedi.
• Permintaan Perubahan: Terkadang, hidup tidak berjalan sesuai rencana. Mengevaluasi vendor tentang fleksibilitas dan kemampuan mereka untuk memenuhi permintaan perubahan itu penting.

Jika beberapa orang bekerja dengan vendor, kirim kartu skor vendor ke beberapa orang di tim Anda dan analisis hasilnya.

3. Kumpulkan Data Vendor untuk Perencanaan Keuangan

Biaya terkait vendor cenderung menjadi item baris yang besar dalam anggaran konstruksi. Mengumpulkan data tentang biaya vendor sebagai bagian dari latihan benchmarking tahunan atau semi-tahunan akan membantu Anda untuk menentukan apakah nilai dan harga yang Anda miliki dapat diterima.

Pilih Item Paling Penting yang Disediakan Vendor: Vendor Anda mungkin menyediakan banyak item. Untuk menyederhanakan analisis, fokuslah pada satu item pada satu waktu (misalnya, persewaan crane atau beton).

Kumpulkan Struktur Harga: Minta vendor untuk memberikan struktur harga mereka.

Identifikasi Setiap Peluang Diskon: Beberapa vendor memberikan diskon persentase untuk pesanan dalam jumlah besar. Jika situasi itu berlaku, catatlah.

Kumpulkan Informasi tentang Standar dan Jaminan Layanan: Meskipun sulit untuk menganalisis informasi ini dalam spreadsheet, namun sebaiknya memiliki catatan tentangnya.

4. Buat Catatan untuk Kegagalan Vendor

Tidak ada yang mengharapkan kegagalan vendor dalam konstruksi. Jika Anda dapat mengambil pelajaran dari pengalaman, perusahaan Anda dapat berkembang di masa depan. Ketika vendor gagal mengirimkan dan menyebabkan masalah yang signifikan, Anda perlu memahami mengapa hal itu terjadi. Kembangkan proses untuk mengumpulkan data berikut:

• Identifikasi Vendor: Mulailah dengan mengidentifikasi vendor yang terkait dengan masalah secara jelas.
• Jelaskan Dampak: Apa konsekuensi dari kegagalan secara finansial dan sebaliknya? Misalnya, liputan pers yang negatif atas tenggat waktu yang terlewat akan memenuhi syarat sebagai dampak.
• Penjelasan Vendor: Catat penjelasan vendor tentang penyebab masalah.
• Pengawasan Perusahaan Anda: Apa yang dilakukan atau gagal dilakukan perusahaan Anda yang berkontribusi pada kegagalan vendor ini? Anda mungkin telah memberikan arahan yang buruk kepada vendor.
• Rencana Tindakan: Terakhir, langkah apa yang dapat Anda ambil untuk mencegah jenis masalah vendor ini terjadi di masa mendatang?