3 kesalahan manajemen proyek yang harus dihindari dan solusinya

Sebagian besar perusahaan manajemen proyek dapat setuju bahwa mereka mungkin memiliki kerangka kerja yang bagus yang memandu mereka tentang cara mengelola setiap proyek, tetapi bahkan sistem manajemen proyek yang paling kuat pun kadang-kadang akan menemui masalah. Berikut adalah lima kesalahan manajemen proyek yang paling umum, dan bagaimana Anda dapat menyelesaikannya:

Orang yang Salah Bertanggung Jawab

Saya sangat yakin bahwa setiap orang mampu mengelola sebuah proyek jika mereka memikirkannya, tetapi kenyataannya adalah bahwa orang yang berbeda memiliki kekuatan yang berbeda, dan beberapa orang jauh lebih baik di belakang kendali daripada yang lain.

Manajer proyek yang salah dapat membuat proyek Anda memiliki hasil yang rendah dengan membuat keputusan yang buruk yang biasanya disebabkan oleh kurangnya pengalaman.

Solusi Manajemen Proyek: Selama tahap awal sebuah proyek, ketika Anda memikirkan tentang alokasi sumber daya, ingatlah bahwa Anda juga harus memikirkan tentang mengalokasikan orang yang tepat untuk peran dalam proyek itu. Orang-orang Anda juga merupakan sumber daya. Jadi, pastikan pekerjaan itu ditujukan kepada orang yang tepat, bukan hanya nama depan dalam daftar.

3 kesalahan manajemen proyek yang harus dihindari dan solusinya

Project Overload

Ini adalah kesalahan umum di antara para manajer bahwa jika Anda ingin menyelesaikan banyak pekerjaan, Anda harus memasukkan semua proyek Anda ke dalam produksi sekaligus. Dengan begitu, kemajuan selalu dibuat untuk semua tujuan Anda.

Kenyataannya adalah terlalu banyak proyek yang sedang berjalan dapat membuat tim Anda merasa lelah. Multi-tasking di banyak proyek sebenarnya menyebabkan hilangnya produktivitas, karena perpindahan gigi yang terus-menerus menyebabkan otak melambat untuk memproses semua tugas baru yang diperlukan. Kalikan ini dengan semua orang yang terlibat dalam proyek di seluruh perusahaan Anda, dan Anda akan mengalami beberapa penundaan.

Solusi Manajemen Proyek: Tentu saja, tergantung pada jenis perusahaan Anda, mungkin tidak mungkin untuk menghilangkan banyak dari proyek ini. Tetapi cobalah untuk mengurangi Work-in-Progress sebesar 25%. Anda mungkin terkejut melihat betapa cepatnya tugas diselesaikan dengan lebih sedikit pekerjaan di luar sana. 

Ruang Lingkup Berubah

Masalah ruang lingkup sering kali terkait dengan masalah 2 di atas, tetapi dapat memiliki asal-usul lain; pemangku kepentingan eksternal menambahkan pekerjaan lebih lanjut ke proyek, anggota tim individu meningkatkan kontribusi mereka, dan klien salah paham apa yang termasuk atau tidak termasuk dalam proyek.

Scope-creep adalah salah satu masalah yang paling menghancurkan untuk menyelesaikan sebuah proyek, karena dapat dengan cepat menggagalkan timeline dan anggaran Anda, dan Anda mungkin tidak menyadarinya hingga semuanya terlambat.

Solusi Manajemen Proyek

Proses orientasi klien yang tepat akan memastikan bahwa klien Anda akan memahami dengan tepat untuk apa mereka membayar, dan bagaimana pekerjaan tambahan dikenakan biaya. Ada baiknya juga untuk memasukkan dokumentasi proyek dan perincian biaya dalam perkiraan awal Anda - klien dapat membaca informasi ini untuk lebih memahami proses Anda. Pemantauan proyek yang sering melalui perangkat manajemen proyek Anda akan memastikan bahwa proyek tetap sesuai jadwal dan dalam parameter asli.